Contabilidad del negocio sin hojas de cálculo: ventas, gastos, caja e impuestos
En muchos negocios la contabilidad es un Excel que alguien actualiza cuando puede, una libreta con lo fiado y una bolsa de facturas de gastos. Cuando llega el contador a pedir el mes, toca reconstruirlo a la carrera. Y en el día a día, la pregunta más importante queda sin respuesta: ¿este mes de verdad ganamos plata?
La contabilidad y gestión de Firux Pay lleva las cuentas del negocio en el mismo lugar donde cobras. Las ventas por Bre-B ya están ahí, sin digitarlas; tú agregas las ventas en efectivo, los gastos y lo fiado, y al final exportas para tu contador o lo mandas a tu Siigo o Alegra. En esta guía te explicamos qué incluye, cómo usarla y qué no reemplaza.
¿Qué incluye la contabilidad de Firux?
Ventas, gastos, fiado, un resumen de impuestos para tu contador y exportes, todo junto a tus cobros. En concreto:
Ventas por Bre-B: cada cobro confirmado queda registrado solo, con su valor, su fecha, su referencia y el nombre de quien pagó.
Ventas en efectivo u otros medios: las anotas en dos toques para que el día cuadre completo.
Gastos: lo que sale del negocio, para saber cuánto ganaste de verdad.
Fiado: a quién le fiaste, cuánto te debe y los abonos que te va haciendo.
Resumen de impuestos: un resumen informativo de IVA para llevarle a tu contador.
Exportes en Excel o CSV y en PDF.
Conexión con Siigo o Alegra, para que cada venta llegue sola a tu software contable.
¿Por qué llevarla donde cobras?
Porque la mitad del trabajo, registrar las ventas, ya está hecha. En un Excel, alguien tiene que pasar cada venta a mano, y cada paso a mano es un error posible. Cuando cobras por Bre-B con Firux, la venta queda registrada en el momento en que el pago se confirma, server-to-server desde el riel. No hay que copiar nada.
Lo único que falta es lo que el sistema no puede saber solo: lo que vendiste en efectivo, lo que gastaste y lo que te deben. Y eso se anota en segundos desde el panel.
¿Cómo se usa en el día a día?
Cobras como siempre. Cada venta por Bre-B ya queda registrada.
Anotas las ventas en efectivo al momento, o al final del día.
Registras los gastos cuando pagas: proveedores, servicios, arriendo, nómina.
Llevas el fiado: a quién, cuánto y cada abono.
Cierras la caja y ves el resumen del día. Te contamos cómo en cierre de caja diario.
Una vez al mes exportas el resumen y se lo mandas a tu contador, o dejas que las ventas lleguen solas a tu Siigo o Alegra.
¿Cómo sé si de verdad gané?
Restando a lo que vendiste lo que gastaste, y mirando aparte lo que te deben. Parece obvio, pero la mayoría de negocios pequeños no lo sabe con certeza, porque las ventas están en un lado, los gastos en otro y el fiado en la cabeza de alguien.
Concepto | De dónde sale en Firux |
|---|---|
Ventas por Bre-B | Solas, de tus cobros confirmados |
Ventas en efectivo | Las anotas tú |
Gastos | Los anotas tú |
Lo que te deben | El fiado, con sus abonos |
Tarifas de cobro | Solas, venta por venta |
Con todo en el mismo lugar, el resultado del mes deja de ser una sensación y pasa a ser un número.
¿Cómo funciona el fiado?
Anotas a quién le fiaste y cuánto, y cada vez que te abona lo registras; el saldo pendiente se calcula solo. Es la libreta de toda la vida, pero sin tachones ni discusiones: sabes cuánto te debe cada cliente y desde cuándo. Si el cliente te abona por Bre-B, además tienes la confirmación del pago.
¿Se conecta con Siigo o Alegra?
Sí. Conectas tu cuenta y cada venta confirmada llega sola a tu software contable. En Siigo se registra como un recibo de caja, en la cuenta que tú configures; en Alegra, como una venta con su pago de contado. Así tu contador no tiene que digitar las ventas del mes. Te lo explicamos en detalle en conecta tus ventas con Siigo o Alegra.
¿Reemplaza a mi contador?
No. Le facilita el trabajo. Firux ordena tus números y los exporta, pero la contabilidad formal, las declaraciones y el criterio profesional siguen siendo de tu contador. Lo que cambia es que en lugar de llevarle una bolsa de papeles, le llevas un reporte ordenado, y eso ahorra tiempo y honorarios.
Tampoco emite factura electrónica todavía: la facturación electrónica está en camino. Si tu negocio está obligado a facturar, hoy lo haces con tu proveedor de facturación, y Firux te ayuda a tener las ventas ordenadas para hacerlo. Si tienes dudas sobre tus obligaciones, lee Bre-B y la DIAN.
Un mes de ejemplo
Una cafetería cierra el mes y ve esto en Firux:
Concepto | Valor |
|---|---|
Ventas por Bre-B | $9.800.000 |
Ventas en efectivo | $3.200.000 |
Total vendido | $13.000.000 |
Insumos y proveedores | $5.400.000 |
Arriendo y servicios | $2.300.000 |
Nómina | $3.100.000 |
Tarifas de cobro | $410.000 |
Resultado del mes | $1.790.000 |
Fiado pendiente de cobro | $260.000 |
Con esos números, el dueño sabe cuánto ganó, que $260.000 de ese resultado todavía están en la calle y que los insumos son su gasto más grande. Esa es la conversación que vale la pena tener con el contador.
¿Qué gastos debo registrar?
Todos los que salen del negocio, agrupados en pocas categorías. Entre más simples, más fácil es mantenerlas al día. Unas categorías que funcionan para la mayoría de negocios pequeños:
Insumos o mercancía: lo que compras para vender o producir.
Arriendo y servicios: local, luz, agua, internet.
Nómina: sueldos, prestaciones y pagos al personal.
Operación: transporte, empaques, aseo, mantenimiento.
Impuestos y trámites.
Guarda la factura o el soporte de cada gasto; tu contador los va a necesitar.
¿Cuánto cuesta?
La contabilidad y gestión están incluidas desde el plan Básico, junto con el cierre de caja, los reportes y la conexión con Siigo y Alegra. El detalle está en precios.
Consejos para arrancar
Empieza hoy, no el primero del mes. Lo importante es crear el hábito.
Anota los gastos el mismo día. La factura arrugada de la semana pasada es la que se pierde.
Pasa tu libreta de fiado al panel una sola vez, y desde ahí llévala al día.
Cierra la caja cada día, aunque sea en dos minutos.
Revisa el resultado del mes con tu contador la primera semana del mes siguiente.
¿Qué le llevo al contador cada mes?
El exporte del mes en Excel o PDF, los soportes de los gastos y la lista de lo que te deben. Con eso tu contador tiene las ventas completas, por medio de pago, los gastos clasificados y el fiado pendiente. Si además conectaste Siigo o Alegra, las ventas ya están en su software y solo revisa. La reunión deja de ser "ayúdame a reconstruir el mes" y pasa a ser "dime qué hago con estos números".
Lo que preguntan los dueños
"¿Tengo que saber contabilidad?" No. Registrar una venta en efectivo o un gasto es escribir el valor y un concepto. Lo técnico lo resuelve tu contador con los datos ordenados.
"¿Y si me atraso una semana?" Las ventas por Bre-B siguen registrándose solas; solo te toca ponerte al día con el efectivo y los gastos. Por eso conviene anotarlos el mismo día, cuando todavía tienes la factura a la mano.
¿Cómo se combina con otras funciones de Firux?
Con el cierre de caja: cada día cerrado es un día que ya cuadra en la contabilidad.
Con la billetera: las tarifas de cada cobro y los retiros quedan registrados solos.
Con el split de pagos: lo que se reparte a socios o proveedores queda amarrado a cada venta.
Empieza hoy
Mira el detalle en contabilidad y gestión de tu negocio. Si todavía no cobras por Bre-B, empieza por qué es Bre-B y cómo cobrar con QR. Cuando quieras, registra tu negocio.
Fuentes
Preguntas frecuentes
¿Reemplaza a mi contador?
¿Puedo registrar ventas en efectivo?
¿Emite factura electrónica?
Jeferson Hernández · CEO y fundador de Firux Pay
Fundador y CEO de Firux Pay, la plataforma de cobros por Bre-B para negocios en Colombia. Trabaja con comercios que quieren cobrar sin datáfono, con la plata en segundos y sin miedo al pantallazo falso.
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